Los cronogramas son herramientas sencillas y accesibles para fijar los tiempos de ejecución de las fases de un proyecto. Generalmente, se realizan durante la última etapa de la planificación de un proyecto, cuando ya se han definido elementos sustanciales como los objetivos que se pretenden alcanzar, los recursos a utilizar y los gastos iniciales.

También puede ser definido como una suma de pequeñas metas a corto y mediano plazo, lo que favorece la gestión del empresario y le permite hacer una proyección razonable de los tiempos de consecución del proyecto. Si el plan es, en las fases iniciales del proceso, un conjunto de deseos casi siempre abstractos y poco definidos, el cronograma es la confirmación de esos deseos y su plantificación en el tiempo.

No importa que un cronograma no se cumpla a rajatabla. De hecho, casi ninguno está elaborado con esa intención. Se trata de documentos orientativos, que guían la labor del directivo en esa fase inicial y que, por tanto,  pueden sufrir cambios antes, durante o después de la ejecución de las tareas allí descritas.

En la gestión del tiempo se pueden utilizar cronogramas diversos, en función de los objetivos perseguidos.

Ejemplo:

  Este tipo de cronograma puede servir tanto para la fase inicial de un proyecto de empresa, como para otra que ya esté constituida. En cualquier caso, es una herramienta de gestión de gran utilidad.

Pasos para elaborar un cronograma de presupuesto:

• Tener claros cuáles son los gastos totales y parciales.
•  Definir los destinatarios de los pagos.
• Definir los destinatarios de los ingresos.
• Fijar con claridad las sumas correspondientes en cada caso.
•  Elaborar un archivo adjunto con facturas y otros documentos similares.
• Tener claro el papel de los intermediarios (en caso de haberlos).
• Ser ordenado, claro y constante en la recolección de datos.   

Sus principales utilidades son:

•  Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada una de las actividades que componen el proyecto.
•  Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda alcanzar la meta del proyecto de manera óptima.
•  Facilita la evaluación de la manera en que cada retraso puede afectar a otras actividades y a los resultados finales.
•  Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.
•  Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Intentar gestionar un proyecto sin apoyarse en una herramienta como el cronograma de actividades es casi como avanzar con los ojos cerrados ya que, sin la visión y claridad que aporta la toma de decisiones pierde objetividad y el nivel de riesgo aumenta considerablemente.

Al empezar a desarrollar cada actividad que se realizara para el proyecto se debe de tomar en cuenta:

• Descripción del alcance del proyecto: permite determinar las fechas de inicio y final clave, los principales supuestos detrás del plan, así como las limitaciones y restricciones clave. También puede incluir expectativas de los interesados, que a menudo determinan los hitos del proyecto.
• Lista de actividades y necesidades de recursos: es importante determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta en el desarrollo de la programación. La comprensión de las capacidades de los recursos unida a la experiencia profesional del Project Manager ayudará a conocer qué factores o circunstancias (vacaciones, días libres, etc.) pueden afectar al cronograma de actividades y, por tanto, al proyecto.
• Calendarios personales y de proyecto: en la programación del proyecto se ha de incorporar la información relativa a los días laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos.
• Riesgos del proyecto: su comprensión es necesaria para planear cada actividad con tiempo suficiente para hacer frente y responder a los riesgos identificados, pero calculando la posible aparición también de riesgos no identificados previamente.

Para comenzar la elaboración del calendario en base a la aplicación de alguna de las metodologías de gestión de proyectos:

• Cronograma gantt:Desarrollado y popularizado por el ingeniero estadounidense Henry Laurence Gantt, se trata de una herramienta gráfica que relaciona las actividades proyectadas con el tiempo estimado para su realización. Para ello, se basa en la proyección continua de una ‘time line’ (línea de tiempo) que marca la consecución de los objetivos.Empleado sobre todo en la gestión de proyectos, el cronograma de Gantt muestra el comienzo y el final de los diferentes trabajos que conforman el proceso, agrupando, además, las diferentes tareas en unidades mínimas de trabajo.Gráficamente, está compuesto por un eje vertical en el que se muestran las tareas del proyecto y otro eje horizontal para la línea de tiempo que marca los plazos del proceso.Por su planteamiento sencillo y ordenado, es una herramienta bastante extendida entre quienes emprenden un proyecto empresarial o de mercadotecnia por primera vez, así como para marcar pequeñas tareas relativas a una sección o dependencia de grandes compañías.

• Camino Crítico: permite buscar y calcular, de entre todas las actividades que se deben completar, la o ruta crítica a tomar. Este camino hace posible completar el proyecto en el menor tiempo posible ya que se determina en función de los cálculos de los plazos más tempranos y más ajustados posibles de inicio y fin para las actividades del proyecto, estimando las dependencias entre ellas.

• Fast tracking: este método se basa en la reordenación de las actividades que permite llevar a cabo un trabajo más paralelo. De esta forma, se sustituyen las secuencias por simultania de forma que, actividades que normalmente se llevarían a cabo una tras otra, se ejecutan al mismo tiempo al aplicar esta técnica. Hay que tener en cuenta que, además de la intensidad en recursos que exige, la aplicación de esta metodología aumenta el riesgo ya que disminuye la capacidad de hacer frente a los cambios.

Es importante hasta su representación gráfica, siguiendo cualquiera de los métodos propuestos, se cuente con la participación de representantes de los grupos de interés, cuya visión, además de enriquecer la planificación, evitará perder el tiempo más adelante en efectuar revisiones e introducir cambios que se podrían haber previsto.